CHARTES DES VOYAGES

CHARTE DES VOYAGES

Vu le Code de l’éducation
Vu la loi de finances n° 2001-1276 du 28 décembre 2001 – (article 51.V) relative à l’apurement de petits reliquats.
Arrêté du 21 décembre 2001 relatif à l’habilitation des chefs d’EPLE à instituer des régies de
recettes et des régies d’avances.
Vu la circulaire n°97-193 du 11 septembre 1997 relative à la dérogation à la règle du paiement après service fait modifiée par l’instruction n° 08-021-M9 du 23 juillet 2008
Vu l’arrêté du 21 décembre 2001 relatif à l’habilitation des chefs d’EPLE à instituer des régies de recettes et d’avances.

Pourquoi une charte des sorties et voyages ?

Les sorties et les voyages scolaires sont un élément important de la scolarité, cette charte a pour objectif de définir les principes selon lesquels les voyages et sorties sont élaborés et soumis à l’approbation du conseil d’administration.

Préambule :

Tous les voyages et sorties scolaires doivent obligatoirement s’inscrire dans un projet pédagogique, culturel ou linguistique du lycée, conforme aux programmes officiels d’enseignement. Le principe d’adéquation de ces activités scolaires avec le projet d’établissement est intangible. Les sorties et voyages, durant le temps scolaire peuvent avoir un caractère obligatoire s’ils sont prévus dans les programmes ; dans ce cas, ils doivent être gratuits.
Tout voyage ou sortie scolaire relève des seules autorités et responsabilités du chef d’établissement. Aucun élève ne peut être exclu d’un voyage scolaire pour des raisons financières.
L’ensemble des sorties et voyages scolaires doivent faire l’objet d’une programmation annuelle afin d’en faciliter l’organisation financière d’une part, de perturber le moins possible l’organisation pédagogique des enseignements d’autre part. Cette programmation arrêtée par le Chef d’Etablissement est soumise pour avis au Conseil Pédagogique avant d’être approuvée par le Conseil d’Administration.
Le fait d’organiser un voyage ou une sortie scolaire ne constitue jamais une obligation sauf lorsqu’un programme officiel y fait expressément référence.
Le recours à la participation financière des familles n’est envisagé qu’en cas de nuitée et/ou d’incapacité à financer le projet sur les fonds propres du lycée ou par le biais de subventions d’Etat ou des collectivités ou par des dons et legs. Dans ce cas le mode d’organisation de la sortie ou du voyage doit intégrer impérativement l’obligation que cette participation financière des familles soit la plus modeste possible tout en respectant l’intérêt pédagogique de l’activité et la sécurité optimale des élèves.
Les documents nécessaires à toute sortie ou voyage sont à retirer en salle des professeurs.

1 – Principes :

Il faut distinguer les sorties obligatoires des sorties et voyages facultatifs.
 
Les sorties obligatoires sont des sorties pédagogiques de très courte durée sans nuitée organisées sur le temps scolaire dans le cadre des programmes officiels d’enseignement. Elles sont obligatoires pour l’ensemble des élèves de la classe qui ne peuvent s’y soustraire sauf avis médical contraire. Le principe de gratuité s’impose, elles sont donc financées entièrement sur les fonds du lycée ou sur des subventions spécifiques. Aucune participation financière des familles ne sera demandée.
Ces sorties doivent faire l’objet d’une programmation présentée au Conseil Pédagogique puis au Conseil d’Administration. Un acte du Chef d’Etablissement arrête la programmation des sorties pour l’année.
Les voyages et sorties facultatives doivent faire l’objet d’un acte du Conseil d’Administration. L’acte administratif doit impérativement comporter une annexe pédagogique présentant le voyage ou la sortie (date, lieu, classes concernées, objectifs pédagogiques, dispositifs d’encadrement, modalités d’organisation…) ainsi qu’un budget prévisionnel (montant de la participation financière des familles, coût individualisé des enseignants, recettes affectées au projet…).
Ces sorties ou voyages doivent concerner une division entière ou un groupe homogène fondé sur le choix de thèmes d’intérêt commun. Pour éviter toute gêne dans le cursus scolaire qui pourrait naitre de déplacements trop nombreux, il est souhaitable qu’un élève n’effectue qu’un voyage facultatif durant son année scolaire. Ces voyages scolaires ne peuvent excéder cinq jours sur le temps scolaire mais peuvent être organisés hors temps scolaire ou partiellement sur les deux.
Toutes les sorties donnant lieu à nuitée sont facultatives et doivent donc être autorisées par le Conseil d’Administration. Elles sont également soumises à l’autorisation parentale.
Un bilan financier pour chaque sortie ou voyage scolaire facultatif est présenté au Conseil d’Administration.

2 – Une programmation annuelle :

Les professeurs du lycée désirant proposer une sortie scolaire obligatoire ou tout personnel d’éducation ou d’enseignement pour un voyage ou sortie facultatifs doivent déposer un projet comprenant un descriptif de l’activité proposée mettant en valeur son intérêt pédagogique ainsi qu’un budget provisoire. Le Proviseur informera le Conseil Pédagogique ainsi que l’ensemble des membres de la Communauté éducative de la date limite de dépôt des dossiers.
Après instruction des services de l’intendance concernant le montage financier des projets, la Direction du lycée établie deux programmes annuels. Le programme annuel des sorties scolaires obligatoires après consultation du Conseil Pédagogique sera arrêté par un acte du Chef d’Etablissement qui en informera le Conseil d’Administration. Le programme annuel des voyages et sorties facultatives après consultation du Conseil Pédagogique est soumis pour approbation au Conseil d’Administration. Chaque voyage ou sortie facultative donne lieu à un acte administratif. Le conseil d’Administration autorise par l’acte administratif :
–  la réalisation du voyage ou de la sortie facultative,
–  accepte les dons et legs qu’il affecte au projet,
– autorise éventuellement l’Agent Comptable à percevoir une contribution volontaire des familles.
Le proviseur peut exceptionnellement modifier en cours d’année les programmes annuels des sorties et voyages en respectant les mêmes procédures qui ont présidé à leurs établissements.

3 – La désignation d’un chef de projet :

Une fois les programmes définis, le Proviseur désigne un chef de projet pour chaque sortie et voyage. Ce dernier doit organiser l’activité en prenant attache éventuellement auprès du Proviseur Adjoint ou du Gestionnaire. Un dossier de sortie disponible en salle des professeurs doit être déposé intégralement rempli au secrétariat de Direction 15 jours avant la réalisation du projet.

4 – Les modalités d’inscription des élèves à un voyage ou à une sortie facultatifs :

Les familles doivent obligatoirement pour s’inscrire à un voyage ou sortie scolaire facultatifs, remplir un formulaire remis par l’établissement. Ce formulaire (acte d’engagement) décrit succinctement la sortie proposée (lieu, date, encadrement …) ainsi que la participation financière des familles telle qu’elle a été votée par le Conseil d’Administration. Un paiement fractionné peut être proposé aux familles sous forme d’échéancier (somme et date des versements). Le versement pourra être fractionné jusqu’à trois échéances.
A défaut d’acte d’engagement retourné et signé, l’élève ne pourra être inscrit au voyage. Lorsque tous les actes d’engagement ont été collectés, ils doivent être transmis à l’Agence Comptable avec une liste de tous les élèves participants à l’activité signée du chef d’établissement. L’Agent Comptable ne procédera à aucun paiement (arrhes ou acomptes) si les actes d’engagements ne lui sont pas transmis.
Les familles ne pouvant assurer la charge financière de ce voyage doivent le signaler à l’assistante sociale ou au chef d’établissement avant de signer l’acte d’engagement pour  envisager la possibilité d’une aide au titre du fonds social.

5 – La participation financière des familles :

La participation des familles n’est envisagée que lorsque le lycée ne peut mobiliser des recettes suffisantes pour financer l’intégralité du projet de sortie ou de voyage. Tout voyage ou sortie qui requière une participation financière des familles ne peut être une activité obligatoire, sauf pour la section franco-Allemande.
 Le voyage ou la sortie est toujours organisé en privilégiant les modalités d’hébergement les moins coûteuses (auberge de jeunesse, hébergement dans les établissements scolaires…) ou les modalités de réalisation les moins onéreuses (échanges scolaires…).
Pour les familles n’ayant pas réglé la demi-pension, l’inscription ne sera définitive qu’après un entretien avec le Proviseur.
Aucun autre financement ne sera demandé ultérieurement aux familles.
La participation financière des familles devra être versée en totalité 15 jours avant le départ des élèves. Le cas échéant l’agent comptable n’engagera les dépenses qu’à hauteur des recettes réelles.

 6 – L’individualisation du coût des accompagnateurs :

Le coût des accompagnateurs ne peut être supporté directement ou indirectement par les familles. Aussi, ce coût devra être individualisé, le chef d’établissement proposera son financement (sur les fonds du lycée, dons du foyer ou subventions).
La gratuité pour les accompagnateurs de voyage reste le principe. Et les remises accordées par les voyagistes (accompagnateurs gratuits) doivent être répercutées sur le coût global du voyage pour l’ensemble des participants.

7 – Le remboursement en cas de désistements :

La famille devra informer le chef d’établissement le plus rapidement possible du désistement quant à la participation à la sortie proposée.
Ce désistement ne donnera lieu à remboursement qu’en cas de maladie (certificat médical) ou en cas de force majeure appréciée à la discrétion du chef d’établissement.
La famille sera intégralement remboursée des sommes versées pour le voyage si le désistement n’occasionne pas de charges financières pour l’établissement auprès des prestataires de services ou n’entraîne pas un déséquilibre financier du voyage. Concernant les charges fixes dues en raison du désistement, elles resteront à la charge de la famille.
Les familles peuvent souscrire une assurance volontaire auprès du prestataire de services choisi par le lycée pour garantir le remboursement des frais liés au désistement. L’établissement communique aux familles les modalités et le montant de l’assurance négocié avec le prestataire de service.
Certaines assurances scolaires prennent en charge les frais liés au désistement à un voyage scolaire.

8 – Le remboursement des excédents :

 Le budget doit être au plus près de la réalisation afin d’éviter les reliquats et les remboursements a postériori aux familles.
Toutefois si la participation des familles est excédentaire par rapport au coût réel du voyage tel qu’il figure dans le bilan financier final du voyage, l’Agent comptable procédera au reversement des reliquats pour chaque participant à condition que la somme pour chacun soit supérieure ou égale à 8,00 €. Pour des reliquats inférieurs à 8,00 €, ils feront l’objet d’une notification à la famille, sans réponse de cette dernière dans les trois mois le chef d’établissement établira un ordre de recette au service général pour apurer les sommes restantes.
Pour les familles ayant bénéficié d’une aide sociale, aucun remboursement ne sera effectué. Le montant de l’aide sera révisé pour tenir compte de l’excédent de versement.

9 – Les aides aux voyages et sorties :

Pour les familles pouvant prétendre à une aide d’un comité d’entreprise, l’intendance fournie une attestation du versement de la participation financière au voyage.
 Le lycée peut percevoir au nom des familles les aides des Communes, des Communautés de Communes ou de tous les organismes sociaux, accordées  pour financer le voyage d’un élève.

10  –  La responsabilité du fait des voyages et sorties :

Le Chef d’Etablissement est seul responsable des voyages et sorties scolaires organisés par le lycée.
Il appartient au Chef d’Etablissement :
– d’évaluer le nombre d’accompagnateurs nécessaires compte tenu des spécificités du voyage
– de veiller à la qualification suffisante des intervenants extérieurs ou prestataires de service.
– de délivrer les autorisations aux accompagnateurs
– de transmettre l’autorisation de voyage à l’étranger à l’Inspection Académique.
– de vérifier la production des attestations suivantes :
* une attestation concernant les modalités de couverture des risques maladies et accidents dans le pays étranger fournie par les parents.
* une attestation de la couverture responsabilité civile des élèves couvrant notamment les dommages causés à un élève étranger dans l’établissement ou dans la famille d’accueil produite par les parents.
En cas de déplacement, le Chef d’Etablissement veille à ce que le transport occasionnel des élèves soit effectué par un transporteur professionnel. De plus le Chef d’Etablissement vérifie l’application de la réglementation par l’entreprise concernée. (Réglementation sociale des transports et celle relative au temps de conduite et repos).
Avant le départ des cars, le chef de projet doit remettre la liste des élèves effectivement présents ainsi que le nom des accompagnateurs au Chef d’Etablissement ou à son représentant.

En cas de difficultés financières, les familles doivent prendre contact avec l’Assistante Sociale du lycée pour constituer un dossier d’aide au titre des fonds sociaux avant de préférence l’inscription aux voyage.

11  –  Couverture des dommages subies ou causés par les enseignants et les élèves

Les enseignants sont couverts par l’Etat comme le stipule les dispositions relatives aux accidents de service en cas de dommages subis par les enseignants à l’étranger dès lors que ces derniers sont munis d’un ordre de mission délivré par le Chef d’Etablissement.
La responsabilité civile de l’Etat se substitue à celle de l’enseignant pour les dommages dont ils peuvent être reconnus responsables à l’égard des élèves français qui leur sont confiés.
 
Les familles doivent souscrire au profit des élèves une assurance individuelle accident.  L’assurance responsabilité civile souscrite par les familles au profit de leurs enfants doit couvrir les dommages causés par eux à un tiers à l’étranger. Cette couverture responsabilité civile des élèves doit couvrir la famille d’accueil lorsque ce mode d’hébergement est choisi.

12  –  Les régies de voyage et rôle de l’intendance :

Si le projet de voyage nécessite la mise en place d’une régie d’avance, le chef d’établissement doit en informer l’Agent Comptable un mois avant la date du départ du voyage.
L’Agence Comptable préparera la demande de création de la régie et l’acte de  nomination du régisseur. A son retour, le régisseur dispose de 15 jours pour transmettre à l’Agent Comptable les justificatifs des paiements effectués. Toute dépense non justifiée restera à la charge du régisseur qui assurera aussi la collecte des chèques et ou des espèces.
Le coût du voyage scolaire intègrera les frais de téléphone, de réception, de formalités administratives et autres charges afférentes.

L’agent comptable établit les bons de commandes et engage les sommes nécessaires au voyage. L’intendance se charge de l’ouverture des comptes pour ce voyage. Il sera également chargé de prévoir un budget cohérent sur la ligne transport préalablement voté en CA.

Par dérogation à la règle du paiement après service fait, les E.P.L.E sont autorisées à verser des acomptes à des agences de voyage soumises aux dispositions de la loi 92.645 et décret 94.490. Aucun autre fournisseur de prestations ne pouvant recevoir des avances, il convient de leur signaler la valeur juridique d’un bon de commande émis par un E.P.L.E. L’agent comptable est autorisé à payer jusqu’à 70 % du prix du voyage avant le départ. Le reliquat de 30% sera payé lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage (billets….).

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